Wellicht is het u opgevallen: steeds minder (overheids)instanties sturen nog brieven met een geschreven ‘natte’ handtekening. Tegelijkertijd worden digitale handtekeningen door steeds meer organisaties toegepast. Dit is een logisch gevolg van digitalisering, én het is wettelijk toegestaan.
Zo ook werkt de gemeente Hoeksche waard steeds meer digitaal. Documenten worden digitaal opgesteld en opgeslagen in beveiligde systemen. In deze systemen zijn de documenten altijd terug te vinden door een geautoriseerde medewerker. Uiteraard wordt een uitzondering gemaakt voor een geschreven ‘natte’ handtekening bij bijzondere gebeurtenissen.
Digitale ondertekening
Wanneer een handtekening wel wettelijk verplicht is, gebruiken we steeds vaker een digitale ‘elektronische’ handtekening. Denk hierbij aan overeenkomsten over de aankoop of huur van gronden. Met de invoering van de eIDAS-verordening in de Europese Unie is het gebruik van elektronische handtekeningen definitief verankerd in het Europese en Nederlandse recht. Hiervoor heeft gemeente Hoeksche waard een gecertificeerde softwareoplossing in gebruik genomen: ValidSign. Deze geavanceerde elektronische handtekening zorgt ervoor dat:
- het document op unieke wijze aan de ondertekenaar is verbonden;
- de ondertekenaar te identificeren is;
- het document tot stand komt met middelen die de ondertekenaar onder zijn uitsluitende controle kan houden;
- specifieke gegevens op een zodanige wijze aan het meegestuurde document verbonden zijn, dat elke wijziging achteraf kan worden opgespoord.
Hebt u een papieren exemplaar ontvangen van een document met een digitale handtekening? Dan is dit een kopie van het (digitale) en rechtsgeldige origineel. Deze is in bezit van de gemeente en kunt u altijd bij ons opvragen. Als u zelf een stuk digitaal ondertekend ontvangt u altijd de definitieve ondertekende documenten digitaal via de mail.
Hoe digitaal ondertekenen
Een digitaal ondertekenverzoek van de gemeente Hoeksche Waard komt altijd via uw mail binnen. Als u de mail opent kunt u door de knop ‘controleer documenten’ te klikken de ondertekening starten. Voordat u verder kunt moet u via een SMS code inloggen. U komt dan automatisch in een vertrouwde omgeving terecht, waar u de ondertekening kunt zetten. Als u de ondertekening heeft gezet, wordt het document doorgestuurd naar de gemeenten Hoeksche Waard. Wanneer zij ook ondertekend hebben ontvangt u via de mail de originele digitale documenten met de digitale ondertekening. Heeft u vragen over het zetten van de ondertekening? Bekijk dan deze handleiding.
Document met elektronische handtekening openen
Ontvangt u een elektronisch ondertekend document? Dan moet u de een programma hebben dat het document kan lezen en het certificaat kan bekijken. Bijvoorbeeld Acrobat Reader.
Bij het openen van het elektronisch document doet het programma de nodige controles op de handtekening. Als alles in orde is, ziet u dat op uw scherm. Als er een waarschuwing op uw scherm staat, mag u die handtekening niet zomaar vertrouwen. U moet dan uitzoeken wat er aan de hand is. Let er op dat het certificaat geldig is. Dat de uitgever het certificaat niet heeft ingetrokken en dat de uitgever vertrouwd is.
Vragen?
Als u nog vragen hebt, neem dan contact met ons op.