Evenement organiseren, melding of vergunning
In onze dorpen worden ieder jaar diverse evenementen georganiseerd. Denk aan een braderie, optocht, feest, muziekvoorstelling, maar ook een herdenkingsplechtigheid of een wedstrijd op de weg zoals een wielerronde.
Iedereen, inwoner of organisatie, kan een evenement organiseren. In de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) van de gemeente zijn de regels voor evenementen opgenomen. Op grond van de APV moet u, afhankelijk van de eigenschappen van het evenement, het evenement melden of een evenementenvergunning aanvragen.
Een evenement melden
Log veilig in met DigiD om te laten zien wie u bent. Lees meer over DigiD.
Evenementenvergunning aanvragen
Log veilig in met DigiD om te laten zien wie u bent. Lees meer over DigiD.
Wilt u in het volgende kalenderjaar een evenement organiseren?
Vanwege capaciteitsplanning van de hulpdiensten en spreiding van evenementen in de gehele regio, moeten vóór half oktober alle evenementen voor het volgende kalenderjaar bekend zijn.
Geef uw evenement op tijd door
Wilt u volgend jaar een evenement organiseren meldt dit vòòr 1 oktober van het voorafgaande kalenderjaar bij ons. De jaarlijks terugkerende evenementen zijn al bij ons bekend. Het gaat dus om nieuwe evenementen die nog niet bij ons bekend zijn. Ook als u toch een andere datum wilt dan nu al bij ons bekend is, geef dit dan door.
Met uw melding (vooraankondiging) plaatst u een evenement op de regionale evenementenkalender. Hiermee zijn ook de hulpdiensten geïnformeerd over het evenement en voorkomt u dat het vanwege te weinig capaciteit bij de hulpdiensten niet door kan gaan. Let op: Een vooraankondiging is géén aanvraag evenementenvergunning. De aanvraag voor een evenementenvergunning of de melding doet u volgend jaar, ruim voor de start van het evenement.
U kunt uw vooraankondiging evenement doorgeven aan team APV, via mail info@gemeentehw.nl, vermeldt u daarbij vooraankondiging + naam evenement. Als u twijfelt of uw evenement al bekend is bij ons, of u denkt na over een grotere opzet, dan kunt u uiteraard altijd even contact met ons opnemen. Wij zijn telefonisch bereikbaar op nummer 088 – 647 36 47.
Wanneer vult u een verklaring A-evenement in?
Als u een A-evenement organiseert dat exact hetzelfde is als het jaar daarvoor, dat op dezelfde locatie plaatsvindt en waarbij de verkeerssituatie en de omgeving gelijk zijn gebleven.
U hoeft de bijbehorende stukken zoals het aanvraagformulier, draaiboek en plattegrond niet mee te sturen. Wij zoeken de stukken erbij van de vorige keer.
Let op: De indieningstermijn van 8 weken verandert niet.
De verklaring A-evenement is niet voor commerciële aanvragers en B- en C-evenementen.
Heeft u vragen over het invullen van de verklaring dan kunt u contact opnemen met team Vergunningen APV via het e-mailadres info@gemeentehw.nl.
Meldingsplichtig
Een evenement is meldingsplichtig als het voldoet aan alle onderstaande voorwaarden:
- Het aantal aanwezigen bedraagt niet meer dan 250 personen.
- Het evenement vindt plaats op een dag tussen 09.00 en 24.00 uur.
- Er mag geen muziek ten gehore worden gebracht voor 09.00 of na 23.00 uur.
- Het evenement mag niet plaatsvinden op de rijbaan, (brom)fietspad of parkeerplaats of anderszins, voor zover dit een belemmering vormt voor het verkeer van de hulpdiensten.
- Er mogen slechts kleine objecten worden geplaatst met een oppervlakte van maximaal 18 m2 per object, met 1 bouwlaag en maximale hoogte van 3 meter.
- Er is een organisator die ter plaatse geldt als aanspreekpunt voor toezichthouders en personeel van de hulpdiensten.
- Er mag geen vuurwerk afgestoken worden.
- Er mag geen evenement in de nabijheid plaatsvinden.
Vergunningsplichtig
Als uw evenement niet voldoet aan bovenstaande voorwaarden moet u een evenementenvergunning aanvragen.
Omschrijving A-, B-, C-, 0- evenement
- A: evenement met laag risico, waarbij sprake is van een beperkte impact op de omgeving en/of beperkte gevolgen voor het verkeer en tevens een geringe extra capaciteit van de hulpverleningsdiensten is vereist. Indienen van de aanvraag: uiterlijk 8 weken voor aanvang van het evenement.
- B: evenement met een verhoogd risico, waarbij sprake is van een verhoogde impact op de omgeving en/of gevolgen voor verkeer en tevens extra capaciteit van de hulpverleningsdiensten is vereist. Indienen van de aanvraag: uiterlijk 12 weken voor aanvang van het evenement.
- C: risicovol evenement, waarbij sprake is van een grote impact op de omgeving/regio en/of verkeer en tevens extra capaciteit van de hulpverleningsdiensten is vereist. Indienen van de aanvraag: uiterlijk 20 weken voor aanvang van het evenement.
- De melding van een categorie 0-evenement (melding evenement) moet uiterlijk 14 dagen voor aanvang van het evenement gemeld worden.
Aan een melding zijn geen kosten verbonden. U betaalt voor een vergunning van een:
- A-evenement: € 113,70.
- B-evenement: € 340,95.
- C-evenement: € 3,41.
Voor het wijzigen van een vergunning zijn de kosten: € 125,00.
Organiseert u het evenement namens een non-profit organisatie? Dan is de vergunning kosteloos.
Documenten (verplicht)
- Compleet ingevuld aanvraagformulier.
- Situatietekening (incl. locatie kramen, verkoop etenswaren, bak- en braadapparatuur, toiletten, terras, podium, dranghekken enz.). Waaraan uw plattegrond of tekening moet voldoen leest u op de website van de Veiligheidsregio ZHZ.
- Draaiboek met programmering (indien van toepassing met beveiligingsplan, verkeersplan, medisch plan, calamiteitenplan).
Documenten (indien van toepassing)
- Bij tenten groter dan 25m2:
- een tentenboek en certificaten conform de NEN 8020-41 met inrichtingstekening van alle materialen (stoelen, tafels, tappunten, podium enz.);
- constructiegegevens.
- Bij een podium: constructiegegevens.
- Bij attracties: keuringsrapporten (certificaten springkussen en RAS-nummer kermisattracties).
- Loterijvergunning of melding bingo.
- Aanvraag collectevergunning.
- Ontheffing artikel 35 alcoholwet.
- TUG-melding (ontheffing nodig voor Tijdelijk en Uitzonderlijk Gebruik locatie voor luchtvaartuig).
- Kopieovereenkomst inhuur schoonmaakbedrijf.
- Bij een hardloopwedstrijd, wandel-, fiets- of lampionoptocht: een routebeschrijving met verkeersplan en de locatie van de verkeersregelaars.
Handleidingen
Voor het maken van een plattegrond of route voor uw evenementenaanvraag, kunt u onderstaande handleidingen gebruiken:
Wij laten u zo snel mogelijk weten of uw melding of vergunningsaanvraag is goedgekeurd.
Het kan zijn dat u nog andere vergunningen of ontheffingen moet aanvragen. Denk bijvoorbeeld aan een parkeerontheffing of een ontheffing voor het schenken van alcohol.
Zijn voor uw evenement verkeersregelaars nodig? Meer informatie over de verplichte instructie voor verkeersregelaars vind u op de website verkeersregelaarsexamen.
Zoekt u een voorbeeld voor een document wat u moet aanleveren? Kijk dan op de website van Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid.
Lees document voor